การจัดกิจกรรมของสถานศึกษาในรูปแบบเดิม ใช้ทรัพยากรเป็นจำนวนมากและมีการบริหารจัดการหลายขั้นตอน ซับซ้อน และมีข้อผิดพลาดหลายประการ การจัดลงทะเบียนกิจกรรมแต่ละครั้งจะใช้เวลาค่อนข้างมาก ตั้งแต่วางแผนเตรียมการจนถึงขั้นประมวลผลสถิติสุดท้าย นอกจากนี้ ในบางครั้งหากมีการจัดการข้อมูลที่ไม่ดีพอ อาจส่งผลให้ข้อมูลซ้ำซ้อน ผิดพลาด หรือสูญหายได้ ซึ่งส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานในขั้นถัดไป